O TEMPO NA ADMINISTRAÇÃO: DE QUEM É O PROBLEMA?

quinta-feira, 23 de agosto de 2012

Por Por que razão os administradores não têm tempo para nada enquanto que os seus subordinados, nada têm a fazer? Neste artigo, analisaremos a fundo o significado do tempo na administração no que tange ao inter-relacionamento do administrador com seu chefe e com seus subordinados.

Mais especificamente trataremos, aqui, de três tipos diversos do tempo do administrador. A saber:

- O tempo imposto pelo superior: para a execução das atividades exigidas pelo superior e que o administrador não pode menosprezar sem sofrer uma admoestação direta e reservada.

- O tempo imposto pela organização: para atender aos pedidos formulados ao administrador para um apoio efetivo da parte de seus colegas. Essa ajuda também deve ser proporcionada sob pena de ocorrerem admoestações, embora nem sempre diretas e imediatas.

- O tempo imposto por ele mesmo: para realizar aquilo que o administrador criar ou para resolver assuntos por conta própria. Uma parte deste tipo de tempo, porém, será tomado por seus subordinados e chamado de "tempo imposto pelos subordinados". O tempo restante será todo seu e chamado de "tempo discricionário"; imposto por seu livre arbítrio. O tempo auto-imposto não está sujeito a nenhuma oposição, pois nem o patrão nem a organização podem repreender o administrador por não fazer o que eles nem sabiam que ele tencionava realizar.

A perfeita administração do tempo exige que o administrador tenha total controle da programação ou do cronograma de suas funções. Uma vez que aquilo que o patrão e a organização lhe impõem está apoiado nos regulamentos internos, ele não pode brincar com tais exigências. Portanto, o tempo que ele impõe a si mesmo torna-se o seu principal motivo de preocupação.

A estratégia do administrador será, por conseguinte, a de aumentar o componente "discricionário" do tempo auto-imposto, minimizando ou eliminando o componente "subordinado". Ele se valerá, então, do incremento adicional, a fim de manter um controle mais efetivo das atividades que lhe são impostas pelo patrão e pela organização. A maioria dos diretores e gerentes despende, muito mais, "tempo imposto pelo subordinado" do que se pode imaginar. Assim sendo, utilizaremos aqui a analogia do "macaquinho" (isto é, problema) para analisar de que forma surge o tempo imposto pelos subordinados e o que o administrador pode fazer no sentido de evitá-lo.

Onde está o Macaquinho*?

Vamos imaginar que o administrador esteja atravessando o corredor e nota que um dos subordinados, o Sr. Fulano, vem vindo em sentido contrário. Quando os dois se cruzam, o Sr. Fulano cumprimenta amavelmente o diretor, dizendo: "Bom dia!... A propósito, temos um pequeno problema. Sabe como é...". À medida que o Sr. Fulano vai falando, o diretor descobre que os mesmos problemas nesses dois aspectos fundamentais caracterizam todas as questões que seus subordinados graciosamente lhe trazem à atenção. Isto é:

a)Ele já sabe de sobra o que acontece para compreender a situação mas,

b) Não sabe o suficiente para tomar uma decisão ali mesmo; o que seria uma atitude esperada dele.

Após algum tempo, o diretor diz: "Foi bom você ter trazido isto ao meu conhecimento. Só que estou com um pouco de pressa no momento. Deixe-me pensar sobre o assunto que logo em seguida, o avisarei." Cada qual segue o seu rumo.

Analisemos o que acaba de ocorrer. Antes dos dois se encontrarem, com quem estava o "macaquinho"? Com o subordinado, é claro. Mas, depois que se separaram com quem ficou? Com o diretor. Portanto, "o tempo imposto pelo subordinado" começa no momento em que o "macaquinho" consegue pular das costas do subordinado para as costas do seu supervisor e o pior é que não termina enquanto o "macaco" não voltar ao seu dono para ser tratado e devidamente alimentado. 

Ao aceitar o "macaco" nas suas costas, o diretor, voluntariamente, assume a posição de subordinado de seu subordinado. Ou seja, ele permite que o Sr. Fulano o faça de seu próprio subordinado ao realizar as duas coisas que um subordinado geralmente deve fazer para seu chefe - o administrador tirou a responsabilidade das costas do seu auxiliar e prometeu-lhe que tomaria as providências cabíveis.

O subordinado, para certificar-se de que o diretor não deixou de compreender tudo direitinho, dará um pulo até a sala e, cordialmente, lhe indagará: "Então, como vai a coisa, chefe?" (isso se chama "supervisão").

Ou então, imaginemos que, ao encerrar-se uma reunião de rotina com um outro subordinado, "Sr. Beltrano", o diretor administrativo lhe diga: "ótimo, mande-me um memorando sobre isso aí".

Analisemos este caso. O "macaco" está, neste dado momento, nas costas do subordinado porque a próxima providência será dele. Porém, o ágil "macaquinho" já está preparando o pulo... Olhe só que danado! O Sr. Beltrano, obedientemente, elabora o memorando solicitado e o coloca em sua caixa de saída. Pouco depois, o diretor o retira de sua caixa de entrada e o lê com atenção. De quem é a vez, agora? Do diretor administrativo, é claro! Se ele não tomar uma providência, logo mais receberá um outro memo de seu subordinado, cobrando "a coisa" (este ficará "dando tratos à bola) e mais culpado o diretor se sentirá (seu atraso no" "tempo imposto pelos subordinados" está aumentando cada vez mais).

Suponhamos, por outro lado, que numa reunião com o Sr. Sicrano, o diretor concorde em fornecer-lhe todo apoio num plano de relações públicas que acaba de ser-lhe solicitado. As palavras finais do diretor ao Sr. Cicrano são: "Avise-me de que forma posso ajudá-lo nisso, está bem?".

Agora examinaremos a situação. Neste caso, o "macaquinho" inicialmente encontra-se nas costas do subordinado. Mas por quanto tempo? O Sr. Sicrano entende perfeitamente que não pode desenvolver o plano até que a sua proposta receba a aprovação do diretor. E, por experiência própria, também sabe que sua proposta, com certeza, ficará arquivada na pasta do diretor por várias semanas, aguardando que, com o tempo, o chefe chegue lá. Quem é que realmente está com o "macaquinho", então? Quem estará cobrando de quem? Haverá muita "fundição de cuca" e, uma vez mais, novo atraso nas providências?

Outro subordinado, o Sr. De Tal, acaba de ser transferido de um outro departamento a fim de lançar e, posteriormente, administrar um projeto recém-criado. O diretor disse que deveriam reunir-se logo mais a fim de estabelecer uma série de objetivos para o cargo e que "farei um esboço inicial para discutirmos a questão". 

Ora, analisemos este caso também. O subordinado assume o novo cargo (por nomeação efetiva) e toma a si a responsabilidade (por delegação efetiva), só que a providência seguinte cabe ao diretor administrativo. Enquanto ele não a tomar, estará com o "macaquinho" nas costas e o subordinado ficará de braços cruzados...

Mas, por que as coisas são assim? Porque em cada um dos casos, o diretor e o subordinado entendem, logo de cara, consciente ou inconscientemente, que a questão em apreço é um problema conjunto. Ora, em cada caso, o "macaco" começa montado nas costas de ambos. Tudo o que tem a fazer é mexer a perna errada e - pronto! - o subordinado habilmente tira o corpo fora. O diretor, fica, assim, com mais um bicho em sua coleção. Claro que "macacos" podem ser ensinados a não movimentar a perna errada. Porém, para início de conversa, é bem mais fácil evitar que eles subam nas costas.

AFINAL, QUEM TRABALHA PARA QUEM?

Para tornar mais verossímil o que se segue, admitamos que estes quatro subordinados sejam tão ciosos com o tempo do diretor que se esforcem a fim de que não mais de três "macaquinhos" pulem nas costas de cada um para as do chefe, num mesmo dia de trabalho. Em uma semana de cinco dias, o diretor terá ficado com sessenta "macaquinhos" esganiçados - o que é demais para que o coitado possa tratar de todos eles, um de cada vez. Portanto, o diretor gasta o "tempo imposto por seus subordinados" jogando para lá e para cá com suas "prioridades".

Na sexta-feira à tardinha, o diretor encontra-se em sua sala, com a porta fechada, para poder ter o sossego necessário e poder pensar na situação enquanto seus subordinados aguardam, do outro lado, por uma última chance de lembrar-lhe, antes do fim de semana, que ele deverá "assoviar e chupar cana". Imagine só o que estão dizendo, um ao outro, enquanto esperam para dar aquela palavrinha com o diretor. "Que chateação! O homem não é capaz de tomar nenhuma decisão... Como é que alguém consegue chegar àquela posição na empresa sem capacidade de decidir coisa alguma. É o que ninguém entende..."

O pior de tudo é que a razão pela qual o diretor não pode tomar nenhuma das "providências seguintes" é que o seu tempo está intimamente tomado com o atendimento das exigências do patrão, ou da própria organização. Para poder controlar tais exigências, ele precisa de tempo discricionário que, por sua vez, lhe é negado quando está às voltas com todos esses "macaquinhos". Enfim, o diretor fica preso a um verdadeiro círculo vicioso.

Mas o tempo está sendo perdido (o que não é bem verdade). O diretor administrativo chama a secretária pelo interfone e a instrui a dizer aos seus subordinados que não poderá vê-los até segunda-feira pela manhã. Às sete horas da noite, ele vai para casa com o firme propósito de voltar ao escritório no dia seguinte e passar o fim de semana trabalhando. Retorna ao escritório bem disposto na manhã de sábado apenas para ver, no campo de golfe que fica do outro lado da rua e que pode ser visto da janela do seu escritório, adivinhe quem?

Era só o que faltava! Agora ele ficou sabendo quem trabalha para quem. Além do mais, agora entende que, se conseguir realizar neste fim de semana tudo aquilo que veio decidido a fazer, o moral dos seus subordinados se elevará tanto que eles aumentarão, tranqüilamente, o número de "macaquinhos" que, no futuro, deixarão saltar para as costas do diretor. Em suma, ele compreende agora, com a nitidez de uma revelação num monte sagrado, que quanto mais se aprofundar no trabalho, mais e mais ficará atrasado no atendimento aos problemas. Ele então deixa o escritório com a pressa de quem vai tirar o pai da forca. O que pretende?

Envolver-se de corpo e alma em algo que há muitos anos não tem tempo para fazer: passar um fim de semana inteirinho com a família (esta é uma das alternativas de utilização do "tempo discricionário)".

Na noite de domingo, ele aproveita dez horas de sono tranqüilo e imperturbável, porque já tem planos bem definidos para segunda-feira. Resolveu livrar-se do "tempo imposto por seus subordinados". Em troca, conseguirá o equivalente em "tempo discricionário" parte do qual passará com seus subordinados para que estes aprendam a difícil, porém compensadora, arte de "Como cuidar dos macacos".

O diretor também terá bastante tempo discricionário à sua disposição para controlar o cronograma e a espécie não do tempo que lhe é exigido pelo patrão mas, também, do tempo que lhe é exigido pela empresa. Tudo isto poderá levar vários meses; porém, quando comparado com a maneira como as coisas iam antes, as compensações são enormes. O seu objetivo final é o de gerir o seu próprio tempo administrativo.


COMO LIVRAR-SE DOS MACAQUINHOS

O diretor volta ao escritório, segunda-feira de manhã, em tempo de permitir que seus quatro subordinados se reúnam na ante-sala para vê-los às voltas com os "macaquinhos" que lhe colocaram nas costas. Ele os chama à sua sala: um por vez. A finalidade de cada entrevista é a de pegar um "macaquinho", jeitosamente colocá-lo sobre a mesa entre eles e, em conjunto, imaginar de que modo a providência seguinte poderá ficar por conta do subordinado - o que, em certos casos, pode ser uma dureza. A próxima providência, por parte do subordinado, poderá ser tão vaga e indefinível que o diretor resolva - pelo menos por enquanto - deixar que o "macaco" passe a noite nas costas do subordinado, fazendo com que este o traga de volta no dia seguinte, a uma determinada hora, para continuarem a discussão em conjunto a fim de que, só então, seja tomada uma deliberação mais concreta por parte do subordinado. (É bom que se diga que os "macacos" costumam dormir tão bem nas costas ou nos ombros dos subordinados quanto nas costas de seus superiores).

Na medida em que os subordinados vão deixando a sala, o diretor é recompensado pela visão dos "macaquinhos" saindo de seu escritório, montados nas costas de cada subordinado. Durante as 24 horas seguintes, o subordinado não ficará esperando pelo diretor, mas sim o diretor estará aguardando pelo subordinado.

Mais tarde, nesse meio tempo, como se fosse para lembrar-se de que não existe nenhuma lei que o proíba de dedicar-se a um exercício saudável e útil, o diretor passa pelas salas de seus auxiliares, dá uma espiada pela porta e, jovialmente, pergunta: "Como vai a coisa aí, rapazes?" (o tempo gasto com isso é "discricionário" para o diretor e "imposto pelo supervisor" para o subordinado). Quando o subordinado (com o "macaco" às costas) e o diretor se reúnem, no dia seguinte, à hora aprazada, o diretor explica quais são os regulamentos mais ou menos assim: "De maneira alguma, enquanto eu o estiver ajudando nesta ou em qualquer outra questão, o seu problema se tornará meu problema .No momento em que o seu problema se tornar meu, você não mais terá um problema em suas mãos. E eu não posso ajudar quem não tem problemas, certo? Portanto, quando esta reunião se encerrar, o problema sairá desta sala exatamente da forma como entrou - nos seus ombros. Você poderá pedir a minha ajuda a qualquer momento e nós tomaremos uma decisão conjunta sobre qual a próxima providência a ser tomada e qual dos dois a tomará".

E prosseguirá: "Nos raros casos, em que a providência seguinte couber a mim, você e eu estabeleceremos isso de comum acordo. Portanto, fica entendido que, sozinho, não tomarei nenhuma providência!".

O diretor segue esta mesma linha de pensamento com cada um de seus subordinados até que, lá pelas 11 horas da manhã, percebe que não precisa manter a porta fechada. Seus "macaquinhos" desapareceram. Eles poderão voltar - mas somente com hora marcada. Doravante, sua agenda de compromissos cuidará disso

TRANSFERINDO A INICIATIVA

O que estivemos tentando fazer com esta analogia do "macaquinho nas costas" é transferir a iniciativa do diretor administrativo para os seus subordinados e aí mantê-la. Procuramos ressaltar um turismo tão evidente quanto sutil; ou seja, antes que um diretor possa criar 

o senso de iniciativa em seus subordinados, deverá assegurar-se de que têm iniciativas. Se tirar a deles, não mais a terão e então o diretor pode perfeitamente dar adeus ao seu "tempo discricionário". Voltará , todo ele, a ser "tempo imposto aos seus subordinados".

Também não é possível que ambos, diretor e subordinado, tomem a mesma iniciativa ao mesmo tempo. O clássico início de conversa "chefe, temos um pequeno problema", dá a entender a dualidade. Apresenta, conforme ressaltado anteriormente, que há um "macaquinho" empoleirado nas costas de cada um, o que é uma forma ruim de abordar qualquer assunto. Por isso, tomemos alguns minutos para examinar o que preferimos chamar de "Anatomia de iniciativa administrativa".

Há quatro graus de iniciativa que o administrador pode exercer em relação ao superior e à organização: (1) espere até ser chamado (mínima iniciativa); (2) pergunte o que deve fazer; (3) recomende e, depois, tome a ação resultante; (4) aja, mas informe normalmente (máxima iniciativa).

Evidentemente que o administrador deve ser profissional o suficiente para não tomar as iniciativas (1) e (2); quer seja em relação ao supervisor ou à organização. Um administrador que se vale da iniciativa (1) não pode controlar os prazos nem os tipos de aproveitamento do tempo imposto pelo supervisor ou pela organização. Por conseguinte, ele abre mão de todo e qualquer direito de reclamar daquilo que lhe é mandado fazer ou da hora em que deverá fazê-lo. O diretor que toma a iniciativa (2) pode controlar os prazos, porém não o aproveitamento do tempo. As iniciativas (3) e (4) deixam o administrador em condições de controlar ambas as coisas; sendo que o maior controle é o nível (4).

A função do diretor em relação às iniciativas tomadas por seus subordinados é dupla: primeiro a de descartar o uso das iniciativas (1) e (2), segundo para certificar-se de que para cada problema ou "macaco" que sai de sua sala existe um nível estipulado de iniciativa que lhe é atribuído além do prazo e do local preestabelecidos para a reunião posterior entre o diretor e o subordinado. Isso deve ser devidamente anotado na agenda do diretor.

COM CUIDAR DOS MACAQUINHOS

A fim de estabelecer melhor nossa analogia entre a história do "macaquinho nas costas" e os conhecidos processos de atribuir e controlar as tarefas, voltemos rapidamente à programação ou agenda de compromissos do administrador que estipula cinco regras estritas e objetivas regulamentando os "cuidados e alimentação dos macacos" (qualquer violação dessas regras custará tempo discricionário).

REGRA 1:

Os "macaquinhos" devem ser tratados ou mortos a tiros. Caso não seja assim feito, eles morrem de fome e o administrador perderá tempo valioso com as cerimônias fúnebres ou tentativas de ressuscitá-los.

REGRA 2:

A população de "macacos" deve ser mantida abaixo do limite que o administrador tem condições de cuidar. Seus subordinados criarão tantos "macaquinhos" quantos ele tiver tempo de tratar; porém não mais. Não deve levar mais do que cinco a quinze minutos para cuidar de um "macaquinho", já devidamente preparado.

REGRA 3:

Os "macaquinhos" só devem ser atendidos com hora marcada. O administrador não deve de forma alguma ter que cuidar de "macacos" que estejam morrendo à míngua e alimentá-los na base do "Deus me acuda!".

REGRA 4:

Os "macaquinhos" devem ser tratados pessoalmente ou por telefone, mas em hipótese alguma por escrito (se for por escrito a providência seguinte caberá ao supervisor - lembra-se?). A troca de correspondência pode ajudar no processo de alimentação; todavia esta não substitui a comida.

REGRA 5:

Todo "macaco" deve ter uma hora marcada para a "próxima refeição", bem com um "grau de iniciativa" preestabelecido. Ambos devem ser revisados a qualquer momento, de comum acordo, mas não devem ser vagos ou indefinidos. Caso contrário, o "Macaco" ou morre de inanição ou acaba nas costas do administrador.

CONCLUINDO

O conselho "mantenha controle nos prazos e do tipo de ação que tomar" constitui um elemento válido para gerir o tempo administrativo. A primeira recomendação administrativa é para que o administrador aumente seu tempo discricionário, eliminando o tempo imposto por seus subordinados. A segunda é para que utilize parte do tempo discricionário recém-criado para assegurar-se de que cada um de seus subordinados possui, de fato, iniciativa suficiente, sem a qual não poderá exercer uma atividade administrativa e, então, certificar-se de que tal iniciativa seja realmente tomada. A terceira é para que use outra parte de seu tempo discricionário, agora mais amplo, no sentido de controlar os prazos e as atribuições dentro das exigências feitas pelo supervisor ou pela organização.

O resultado de tudo isso é que o administrador aumentará sua influência pessoal; o que, por sua vez, permitirá que aumente, sem limites teóricos, a importância de cada minuto do tempo que despender organizando seu tempo de administração.

*Extraído da:

Biblioteca Harvard de Administração de Empresas, 1987

William Onckel Jr e Donald L. Was.

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